Description du poste

Missions et responsabilités

Il est en charge des activités suivantes :

• Pilotage du système ADS
  • Superviser le développement, la configuration et le déploiement du système ADS (outil numérique de gestion des flux d’arrivées et départs) ;
  • Paramétrer les règles métiers selon les catégories d’accrédités et les périodes de livraison (pre-Games, Games-time, post-Games) ;
  • Assurer la liaison avec le prestataire technique du système, les experts du CIO et les utilisateurs internes.
• Coordination fonctionnelle
  • Collaborer avec les FA concernées pour recueillir leurs besoins et contraintes logistiques liés aux arrivées et départs ;
  • Travailler avec les responsables Transport, Hébergement, Accréditation, Protocole et Sécurité pour garantir la cohérence des données saisies et utilisées dans le système ;
  • Participer à l’élaboration du manuel de procédures liées aux arrivées et départs.
• Suivi des données et reporting
  • Gérer la base de données des mouvements prévus (vols, heures d’arrivée, tailles de groupe, demandes spécifiques) ;
  • Mettre en place un suivi temps réel des flux et anticiper les pics d’arrivée ou de départ ;
  • Produire des rapports réguliers pour appuyer la planification opérationnelle et l’aide à la décision.
• Support aux utilisateurs
  • Organiser des sessions de formation et de sensibilisation à l’outil pour les utilisateurs internes (staff, volontaires, points focaux) ;
  • Assurer un support technique de premier niveau en collaboration avec le service IT ;
  • Mettre à jour la documentation utilisateur et les guides de procédures.

Qualifications et compétences requises

Formation : 

Bac+5 – Système d’information, logistique ou gestion de projet

Expériences et compétences professionnelles:

• Bonne maîtrise des systèmes d’information (SI) liés à la logistique, au transport ou à la gestion d’événements ;
• Expérience dans l’implémentation ou l’administration de logiciels de gestion de données ;
• Compréhension des enjeux de gestion des flux de populations à grande échelle.
• Excellente capacité à gérer les imprévus et à coordonner plusieurs parties prenantes.
• Compétences en gestion de projet, planification et organisation.
• Grande aisance relationnelle et capacité à négocier avec les différents prestataires et autorités.
• Bonnes compétences communicationnelles en français et en anglais.

Savoir être

• Flexibilité face aux imprévus, adaptabilité, ouverture d’esprit et rigueur ;
• Grande Capacite organisationnelle
• Collaboration avec les autres fonctions opérationnelles
• Esprit d’équipe, engagement et sens du service à la clientèle ;
• La connaissance de l’organisation de grands évènements internationaux serait un plus.

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